2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛设计搭建项目采购公告

 

中国国际贸易促进委员会广州市委员会对2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛(以下简称主题论坛)会务协助项目进行采购,邀请符合条件的供应商参与竞投,有关信息公告如下:

一、采购信息

(一)项目名称:2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛设计搭建项目

(二)项目最高限价:85万元人民币

(三)项目概况:我会将于2019年8月23-24日在广州白云国际会议中心举办2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛。服务内容包括广州市政府欢迎晚宴、展览会观展、主题论坛及6场平行分论坛等的会议资料设计制作、会议现场、周边公共区域布置及会议场地布置、现场及贵宾室氛围、相关物料制作及布置;舞台及背景板设计搭建;宣传品资料设计及制作。

会议时间安排及地点:

时间:2019年8月22日至8月24日

地点:广州白云国际会议中心、广州塔、中国进出口商品交易会琶洲展馆

8月22日:(全天)嘉宾报道和场地布置(广州白云国际会议中心)

(傍晚)广州市政府欢迎晚宴(广州塔)

 8月23日:(上午) 2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会开幕式及巡馆(中国进出口商品交易会琶洲展馆)

(下午)主题论坛(广州白云国际会议中心)

8月24日:6场平行分论坛(广州白云国际会议中心)

(四)服务期限:自服务协议签订之日起至项目完成止。

二、采购项目总体需求概况

序号

采购内容

材质、参考尺寸、数量

(一)主题论坛会议会场

签到背景板

桁架+黑底灯布6M*4M

同声传译领取处背景板

桁架+黑底灯布3M*4M

议程介绍背景板

桁架+黑底灯布3M*4M

东方厅门口右侧拍照背景板

桁架+黑底灯布6M*4M

前厅休息区画幅

高精度喷绘KT板,W2m*H3m*4

主题论坛舞台背景

木结构防火板特装异型,左右外弧形3层高低侧板,面裱背胶,中间镂空放LED屏幕(LED屏幕由采购方提供)

悬吊亚克力文字

主题文字:亚克力立体造型中英文字:W13.4m*H0.98m

舞台

原舞台改建增加,W22m*L6m*H0.6m,铝合金舞台+专用颜色舞台地毯

舞台斜面

舞台正前方 W12*H1.5 木结构贴画面

舞台楼梯

铝合金舞台楼梯 1.5米宽

启动装置

启动仪式装置

演讲台

主持人和演讲人定制讲台各1

13.   

台卡

专用来宾席位卡,200g 铜版纸,四色单面印刷,约500份,需提供现场打印服务

平行分论坛舞台地毯

舞台W12.2m*H3.66m6个会场

平行分论坛会场指引易拉宝

W1.2m*H2m6个会场

(二)三号楼大堂宣传品及会场外布置

三号楼玻璃电梯竖幅

KT板,12.5m*3.1m2

国旗墙

背景板:桁架+高清黑底灯布,W18m*H5m2
底座:桁架+KT板底座,18m*0.3m2
旗杆:2号旗旗杆,3米,100
国旗由采购方提供

三号楼大厅主题展示

扶梯间主题展示造型1个(以实际尺寸为准)

公路及西广场道旗

框架+画面,0.9m*2m,约82

西广场国旗

高精旗帜布,2.88m*1.92m4

3号楼门口欢迎背景板

桁架+高清黑底灯布,W10m*H4m1m厚度,双面,2

3号楼入口门头画面

可移背胶粘贴,45.6m*8m(以实际尺寸为准)

1号楼大堂签到背板

桁架+高清黑底灯布,W5m*H3m2

外围门岗内背景板

桁架+高清黑底灯布,W6m*H4m2

外围路边指示牌

桁架+高清黑底灯布,W3m*H2m4

3号楼门口地毯

红毯,24m*6m,阻燃地毯

(三)欢迎晚宴布置

场内布置

广州塔二层千人宴会大厅会场布置包括但不限于主背景板、LED屏幕、配套灯光音响系统等;

场外布置

欢迎背景板、签到背景板、地毯等(以实际尺寸为准)

(四)3号楼大堂科技企业展示区

企业展区地台

6cm厚度承重板+灰色展毯+收边条,每个50-60平方,6

企业展台配电箱

远距离电源线接电+配电箱,场地方提供主电箱,预估费用

(五)其他制作品

指引展架

丽屏展架,0.8M*2M4

通道地贴指引

W0.8m*H1.2m 可移背胶地贴指引,30

手举牌

80cm金属杆或亚克力杆,0.5W×0.4Hm双画面,彩色喷绘,约0

主题特装字

W9m*H1.5m15mm夹板外型,3mm夹板弯圆角,面贴防火板双面彩色烤漆(以实际尺寸为准)

(六)延展设计

1.        

平行论坛会场设计

平行论坛会场视觉延展设计

2.        

主题论坛会刊

成品规格165*239mm48P

3.        

其他

包含但不限于胸卡、信纸、邀请函、PPT底图等宣传品延展设计

三、服务要求

根据采购人的要求和大会的整体方案,设计制作适合大会主题VI方案(主题论坛LOGO已有),采用国际化元素设计VI效果,并达到采购人要求。会议资料、胸卡证件、会议背景板等设计需要采用国际化元素并结合主题论坛效果,应具有整体协调性和创意性。设计稿应该按照要求提前交给采购人审核,同时需及时配合采购人对设计稿的修改要求。

根据采购人要求,做好会议手册、会刊、邀请函、胸牌的设计工作,做好桌卡、接机牌等会议物料的设计和制作工作。

(一)主题论坛会场及会议物料布置

按照国际会议开幕式基本标准布置现场,保证主旨演讲现场的舞台、灯光、音响、背景板、LED屏幕的效果(灯光、音响、LED屏幕由采购人提供)。同时现场整体氛围(包括现场台卡、背贴、横幅或其他会场装饰、会议材料、现场席位指引图、会场外围周边氛围布置等)及宣传品等设计应简洁大方,不要过于铺张浪费。

(二)欢迎晚宴

招待晚宴布置服务包括整体氛围布置,场地设计布置,地毯租用布置,灯光、灯架设计制作安装,晚宴背景板、会场外围周边氛围布置及装饰品、宣传品的设计及制作等其它相关需求。

根据采购人安排,做好晚宴场地布置的方案及设计,设计稿按要求提前交给采购人审核,并及时配合采购人对设计稿进行修改及调整。按晚宴的具体要求完成晚宴场地的布置、晚宴氛围的烘托。

晚宴灯光、装饰品、背景板及宣传资料等设计采用国际化元素并结合主题论坛主题,备具创意性和整体协调性。保证晚宴现场灯光、装饰品、背景板等整体效果,同时确保现场整体氛围简洁大方、不铺张浪费。

(三)白云国际会中心大堂及周边道路布置

白云国际会中心大堂及周边道路布置服务包括白云国际会议中心大堂整体氛围布置包括但不限于三号楼大堂门口背贴、国旗墙布置(含背景板、底座、旗杆等,其中100面国旗由采购人提供),大堂正门外欢迎背景板、地毯、外围门岗背景板、广场交通指引背景板、会场外围周边道路道旗布置及装饰品的设计及制作等其它相关需求。

根据采购人安排,做好白云国际会中心大堂及周边道路布置的方案及设计,设计稿按要求提前交给采购人审核,并及时配合采购人对设计稿进行修改及调整。按晚宴的具体要求完成白云国际会中心大堂及周边道路布置和氛围的烘托。

白云国际会中心大堂及周边道路布置的物料的设计采用国际化元素并结合主题论坛主题,备具创意性和整体协调性。保证主题论坛整体效果,同时确保现场整体氛围简洁大方、不铺张浪费。

(四)广州科技产品展示区域布置

广州科技展示区域布置服务包括但不限于协助采购人安排5至6家广州高科技企业在白云国际会议中心三号楼大堂位置(光地约1800平方米)展示企业产品,前期场地规划布局,主题论坛展示宣传品设计与制作,负责提供企业展台电箱,负责展示区域场地管理费和电费等。

(五)延展设计及制作

其他延展设计主要包括但不限于平行论坛会场背景、主题论坛会刊、会议嘉宾胸卡、邀请函、PPT底图等;制作品主要包括会议嘉宾台卡、指引展架、通道地贴指引、手举牌等。

根据采购人安排,做好主题论坛延展宣传品的方案及设计,设计稿按要求提前交给采购人审核,并及时配合采购人对设计稿进行修改及调整。其中,会刊要求采购人提供资料后需在24小时内形成初稿,会议嘉宾台卡需要提供现场打印制作服务。

(六)其他:

1. 所有宣传制作品(包含但不限于背景、桁架、展架、灯布等)需负责消防部门安全要求并主动配合场地提供方检查,如有问题需立即整改;

2. 供应商有策划并统筹执行过同类型规模和影响力的论坛项目经验;

3. 供应商须组建不低于5人专属服务团队,在合同签订后5个工作日内指定专人负责与采购人沟通协调。

4. 本次项目所涉及会议信息、设计方案等(含纸质和电子信息)未经采购人授权,供应商均不得提供给第三方。

5. 项目完成后5个工作日内向采购人提供项目总结和参会人员满意度调查。

四、重要声明

各投标人按照以上规定及要求,除核算总价外,须列明各细项服务报价或折扣标准,不允许低于成本的恶意投标报价。各项费用在项目预算范围内,按照实际发生结算,没有实际发生的服务费用不予结算。

本项目报价为总价包干。投标人报价低于最高限价80%的,必须在投标文件中说明报价理由。在中标并签订协议后,如果投标人不能按时按要求完成服务造成违约,采购人有权安排其他服务机构按照同等标准提供服务,如服务费用高于协议价格,违约投标人须补足差价。本内容将作为协议的重要条款。

根据本项目的实际情况,提供相应服务并达到采购人要求,如采购人对采购项目有其他调整时,可由双方协商,另行签订补充协议(补充协议的采购金额不超过合同采购金额的百分之十)。

五、方案讲解及答辩要求

(一) 本项目由有效投标人于评标过程中进行方案讲解及答辩,请投标人自行准备相关文件。方案讲解及答辩的内容包括对本项目的理解程度、同类型项目经验、方案质量、提供的整体设计方案、场地布置图、背景版样图、人员素质等。须提供本次大会主视觉设计方案在内的整套设计方案(含3D效果图可电脑演示),讲解人须为本项目负责人或项目主要成员本人,须提供身份证原件(在讲解时提供检验后退还)、授权委托证明书原件(投标文件需提供一份,同时请随身携带一份。法定代表人亲自办理的,则无需提交本证明书)等证明文件。

(二) 授权委托代理人须凭身份证原件参加方案讲解及答辩,参加人数不超过2人(含授权委托代理人在内)。

(三) 如方案讲解及答辩过程中需要用到电脑等设备,请投标人自带,评标现场仅提供电源和投影设备(VGA接口)。

(四) 方案讲解及答辩时间约15分钟。

六、供应商的资格要求

1、提供营业执照(或事业单位法人证书,或社会团体法人登记证书,或执业许可证)复印件;

2、提供2018年财务状况报告复印件或银行出具的资信证明材料复印件;

3、提供近半年任意一个月的依法缴纳税收的证明(纳税凭证)复印件,如依法免税的,应提供相应文件证明其依法免税;

4、提供近半年任意一个月的依法缴纳社会保险的证明(缴费凭证)复印件,如依法不需要缴纳社会保障资金的,应提供相应文件证明其依法不需要缴纳社会保障资金;

5、提供履行合同所必需的设备和专业技术能力的书面声明;

6、提供参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。

七、公告时间

2019年6月19日至6月25日(5个工作日)。

八、报名时间、地点、方式

1、报名时间:2019年6月19日至6月25日期间(办公时间内,法定节假日除外)。

2、报名地点:广州市越秀区恒福路238号2楼218室

3、报名提交资料:根据供应商资格要求的内容提交资料。

4、报价文件递交截止时间及开标时间:2019年6月26日9时30分

5、提交报名文件地点及开标地点:广州市天河区临江大道3号发展中心26B

6、报价文件提交资料:根据附件1的内容提交资料,一式五份,一正四副,密封递交。

九、报价、评审原则

       1、供应商根据附件《报价一览表》的内容填写,并密封递交,信封封面填写:供应商名称、地址、联系人、联系电话。

2、采用一轮公开报价定标的方式,确定一家供应商,采购人综合对比供应商所递交的报价文件,项目组织能力及服务方案和服务承诺等评审后推荐选中候选人。

十、采购人联系方式

       采购人:中国国际贸易促进委员会广州市委员会

       地址:广州市珠江新城临江大道3号发展中心大厦26B单元

       联系人:马先生、周小姐

联系电话:020-37853086、37851696

采购代理机构:广州程启招标代理有限公司

地址:广州市越秀区恒福路238号2楼218室

联系人:马小姐

联系电话:020-83576900

 

  

                      中国国际贸易促进委员会广州市委员会

                                        2019年6月18日

 

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